Charte des associations étudiantes de l'Université Paris Nanterre

 

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Préambule


L’établissement d’une charte des associations étudiantes marque la volonté de la Présidence de l’Université Paris Nanterre de promouvoir et soutenir la vie associative étudiante au sein d’un cadre fédérateur et facilitateur, avec le service ACA² (Action Culturelle et Artistique / Animation du Campus et Associations) comme interlocuteur des initiatives étudiantes.
Cette charte vise à rappeler le rôle des associations et des initiatives étudiantes dans l’animation de la vie étudiante, à définir clairement la notion d’engagement étudiant dans le respect des valeurs portées par l’établissement, et à préciser les modalités d’intégration de l’événementiel étudiant dans le territoire (sur le campus ou hors les murs). Le but est de conduire les associations à une plus grande autonomie, dans le respect déclaré de règles et de valeurs communes favorisant le vivre ensemble.
En cas de non-respect de la présente charte, l’association signataire pourra se voir notamment :
- retirer la domiciliation au sein de l’établissement
- interdire ou retirer la mise à disposition d’un local
- refuser l’allocation de moyens
- exiger le remboursement des subventions allouées.

Article 1 - Définition de l’association étudiante de l’Université Paris Nanterre


Est considérée comme « association étudiante de l’Université Paris Nanterre (UPN) » toute association reconnue comme telle par l’Université au regard des critères cumulatifs définis ci-après, et signataire de la présente charte :
- L’association doit être régulièrement déclarée en préfecture ;
- Le bureau de l’association, dont les membres sont précisés par un procès-verbal de nomination ou d’élection (selon les modalités de désignation propres à chaque association et fixées par ses statuts) doit être composé en majorité d’étudiant·e·s inscrit·e·s à l’Université Paris Nanterre ;
- L’objet de l’association, décrit dans ses statuts, doit être tourné vers les étudiant•e•s et participer à la vie étudiante de l’Université ;
- L'objet de l’association doit être licite, ne pas porter atteinte à l'ordre public et aux bonnes mœurs (art. 6 C. civ.) ;
- L’association doit être domiciliée à l’université, avec l’accord de la Présidence.

Après présentation des documents administratifs mentionnés à l’article 2 ci-après, la reconnaissance par l’Université Paris Nanterre entre en vigueur à compter de la signature de la présente charte et doit être renouvelée tous les ans, dans le courant du premier semestre de l’année universitaire.

1.1 : La domiciliation d’une association étudiante
Pour être domiciliée à l’université, l’association étudiante doit en faire la demande auprès du Président de l’Université selon les modalités définies dans la procédure de domiciliation des associations étudiantes du Service ACA² (cf annexes).
La domiciliation est valable pour une année universitaire (année de la demande comprise). Elle est renouvelable par reconduction tacite pour une durée identique, sous réserve que l’association soit à jour au niveau administratif auprès de l’Université. L’accord de domiciliation ne préjuge pas de l’attribution d’un local sur le campus.
A l’issue de l’année universitaire concernée par sa domiciliation, l’association fera son affaire de la transmission des différents documents administratifs actualisés permettant le renouvellement de la domiciliation.
En cours de validité de l’acte de domiciliation, l’Université se réserve le droit de procéder au retrait de la domiciliation, effective un mois après une demande adressée à l’association de se conformer à ses obligations adressée par lettre recommandée avec avis de réception et restée sans effet.
L’Université peut procéder au retrait de la domiciliation de manière immédiate et sans préavis en cas de non-respect des conditions requises pour en bénéficier. Il en sera de même en cas de faute commise par l’association et notamment en cas de non-respect par l’association de ses obligations légales et réglementaires notamment l’article 811-1 du Code de l’éducation, du règlement intérieur de l’établissement, de la charte du savoir vivre ensemble et de la présente charte.

1.2 : Les antennes locales émanant de structures extérieures à l’Université
Les associations domiciliées hors du campus mais qui souhaitent créer une antenne étudiante locale à l’Université et mener des activités sur le campus doivent en faire la demande auprès du Président de l’Université selon des modalités similaires à la procédure de domiciliation des associations étudiantes du Service ACA². L’association mère devra ajouter à sa demande un document attestant la création de l’antenne locale, la nomination d’un minimum de 2 étudiant·e·s inscrit·e·s à l’Université Paris Nanterre en tant que référents auprès de l’administration et la description de leurs rôles et responsabilités.
L’université procède alors à la délivrance d’une autorisation d’exercer des activités sur le campus valable pour un an et renouvelable sur demande.
L’Université se réserve le droit de retirer cette autorisation dans les mêmes conditions que celles relatives au retrait de la domiciliation à l’Université Paris Nanterre.

Article 2 - Engagement et obligations des associations

L’association étudiante de l’UPN s’engage :
- à respecter la présente charte, la charte du bien vivre ensemble, le règlement intérieur, les procédures et avis internes de l’Université ainsi que la législation en vigueur, notamment lors de l’organisation d’événements sur le campus ;
- à respecter les valeurs de l’université (notamment la lutte contre les discriminations sous toutes leurs formes, la promotion de l’égalité entre les femmes et les hommes, le développement durable et la transition énergétique, l’économie sociale et solidaire, la responsabilité sociétale des universités, la neutralité, le pluralisme) en se référant aux chartes de l’établissement ;
- à mettre en œuvre une communication responsable et réfléchie, dans le respect des bonnes mœurs et du droit commun ;
- à assurer la sécurité des biens et des personnes lors de l’organisation d’événements ;
- dans la mesure du possible, à participer aux évènements liés à la vie associative organisés par l’Université.

Au niveau administratif, l’association doit fournir à l'ACA², au premier semestre de chaque année universitaire, les documents suivants :
- La liste des membres du bureau et leurs coordonnées ;
- La copie des cartes étudiantes des membres du bureau ;
- La copie du procès-verbal de la dernière assemblée générale ;
- L’attestation d’assurances Responsabilité Civile au nom de l’association ;
- La copie des rapports annuels (moraux et financiers) relatifs au fonctionnement de l’association ;
- Le récépissé de déclaration fourni par la préfecture, correspondant aux derniers changements survenus au sein de l’association (changement de bureau, statuts…) ;
- La copie des statuts de l’association (en cas de modification) ;
- Le rapport d’activités de l’année écoulée ;
- Le projet prévisionnel d’activités de l’année à venir (facultatif).
De manière générale, l’association devra déclarer auprès de la Préfecture puis de l'ACA² tous les changements susceptibles de survenir tant dans l’administration ou dans la direction, que dans les statuts de l’association.

Article 3 - Soutien aux associations étudiantes de l’Université Paris Nanterre


3.1 : Services et dispositifs proposés par le Service ACA²
Toute association étudiante peut bénéficier du soutien de l’Université sous la forme de services et dispositifs encadrés par l'ACA², notamment :
- D’un accompagnement dans leurs démarches juridiques et administratives, notamment par le biais de formations thématiques ;
- D’un accompagnement dans l’élaboration de leurs projets et le montage de dossiers de demande de subvention ;
- D’un accompagnement dans la valorisation de l’engagement étudiant des membres de l’association, notamment par le biais de dispositifs dédiés (bonus au diplôme, formations...)
- De la mise à disposition des salles de pratique de la Maison de l’Étudiant•e et d’une aide logistique pour les activités qui y seraient organisées, dans la limite des disponibilités et conditions définies par l'ACA² ;
- De l’attribution de casiers de rangement et de boîtes aux lettres à la Maison de l’Etudiant•e, dans la limite des disponibilités et conditions définies par l'ACA².
- D’une aide à la communication par le biais des canaux de diffusion de l’Université (cf. article 3.3)

3. 2 : Aides financières de l’Université
Toute association étudiante peut déposer des demandes de subventions auprès de l’Université. Les subventions disponibles sont les suivantes :
- Subvention annuelle de fonctionnement : aide plafonnée destinée à couvrir, sur présentation des factures, les dépenses de fonctionnement définies par l’université.
- Subventions de la Commission d’Aide aux Projets Étudiants (CAPE) : aide destinée à la mise en œuvre de projets de toute nature (scientifique, culturel, artistique, environnemental…). Cette aide peut être sollicitée plusieurs fois par an en fonction des projets, sous réserve du respect des conditions d’éligibilité à la CAPE.
- Aide aux associations représentées dans les conseils centraux de l’Université : aide liée à l’activité de représentation et attribuée selon les modalités votées en Conseil d’Administration.
Toute demande de subvention, à l’exception de l’aide aux associations représentées dans les conseils centraux, est à adresser à l'ACA², dans le respect des modalités et conditions en vigueur.

3.3 : Aide à la communication
Toute association étudiante peut bénéficier d'un relais de communication afin de promouvoir ses activités via les canaux de diffusion de l’Université, notamment :
- Inscription dans l’annuaire des associations étudiantes.
- Relais d’événements sur les canaux de diffusion numériques (site internet, newsletters, écrans…).
- Accès à l’Atelier Intégré de Reprographie de l’Université pour l’impression, à moindre frais, de supports de communication (hors supports liés à l’activité représentative) selon les modalités et conditions définies.
- Accès autorisé aux panneaux d’affichage du campus strictement prévus à cet effet et autorisation de distribuer des tracts sur le campus. Les affiches et les documents distribués doivent être directement liés à l’objet de l’association et porter son sigle. Le président de l’association est considéré comme responsable des affichages et des distributions réalisées par son association ainsi que du retrait des supports.
Toute demande de relais de communication est à adresser à l'ACA² dans le respect des procédures en vigueur.

Toute utilisation du logo de l’Université Paris Nanterre devra faire l’objet d’une autorisation préalable de l'ACA², en lien avec le Service Communication de l’Université.

Article 4 - Mise à disposition de locaux


4.1 : Mise à disposition de locaux associatifs
Les associations régulièrement domiciliées à l’Université peuvent faire une demande pour l’attribution d’un local à la Maison de l’Étudiant•e. Sauf mention contraire, l’attribution d’un local est valable pour une année universitaire, ledit local peut être mutualisé entre plusieurs associations.
Les demandes sont à déposer à l'ACA² selon le calendrier et les modalités définis.
Toutes les demandes sont ensuite traitées par la Commission d’Attribution des Locaux Associatifs de la Maison de l’Étudiant•e (CALAME) qui transmet un avis au Président de l’Université, seul décisionnaire de l’attribution définitive des locaux.
Les demandes sont examinées selon des critères définis et communiqués aux associations.
Toute demande de local en dehors de la Maison de l’Étudiant•e ne relèvera pas de l’examen de l'ACA².
L’attribution d’un local donne lieu à la signature d’une convention d’occupation temporaire du domaine public qui définit la durée, les conditions d’occupation du local ainsi que les obligations de l’occupant.

4.2 : Mise à disposition ponctuelle de locaux à l’Université pour l’organisation de projets
Sous réserve des disponibilités et priorités de service de l’Université, les associations étudiantes pourront bénéficier de la mise à disposition temporaire des espaces de l’Université (salles, amphithéâtres, espaces verts…) pour l’organisation de leurs activités et événements associatifs ponctuels.
L’association doit en faire la demande aux personnels et services concernés dans le respect de la procédure d’organisation d’événements à l’Université. L’association devra s’engager à respecter l’ensemble des lois, règlements et consignes en vigueur ainsi que les conditions indiquées par les services de l’Université compétents.
La mise à disposition de certains espaces dédiés à l’activité culturelle associative étudiante pourra faire l’objet d’un accompagnement spécifique.
Tout projet organisé dans l’enceinte de l’Université dans le non-respect de cette procédure et des règles en vigueur pourra être annulé par l’Université à tout moment.

Mis à jour le 07 juillet 2019