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L'ACA² vous accompagne pour faire votre passation associative

Publié le 14 mai 2020 Mis à jour le 19 mai 2020

Les associations étudiantes se renouvellent très régulièrement. La passation est un moment important pour la pérennité de l'association et doit se préparer avec attention. Dans cette situation sanitaire exceptionnelle, l'ACA² vous propose des ressources pour vous organiser à distance.

SE RÉUNIR À DISTANCE

Les ordonnances prises en application de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 comprennent des mesures pour les associations à consulter ici et ici.

Ces mesures sont applicables aux assemblées et aux conseils d’administration et de surveillance tenue à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

Même si ce n’est pas prévu dans vos statuts, les ordonnances permettent notamment de réunir une réunion ou une assemblée générale à distance par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective.
L’université met à disposition des outils de visioconférence accessibles à toute la communauté universitaire. Ces outils permettent notamment de bénéficier de fonctionnalités plus avancées que l’utilisation des réseaux sociaux : création de groupes, envoi de fichiers, audio ou vidéoconférences…

Les outils disponibles avec l'université :
- Gsuite (outil Meet)
- Microsoft Teams
- les outils Renater : renavisio ou rendez-vous

Vous trouverez des informations détaillées sur ces outils sur le site de la Direction des Ressources Informatiques et des liens vers les supports sur https://dri.parisnanterre.fr/utiliser-les-outils-de-visioconference/

IDENTIFIER DES ÉTUDIANT·ES B
ÉNÉVOLES POUR REPRENDRE L'ASSOCIATION
COMMUNIQUER POUR RECRUTER TOUT AU LONG DE L'ANNÉE


Il est conseillé d’intégrer et de former les bénévoles tout au long de l’année pour permettre de repérer les personnes qui pourraient reprendre l’association et leur apporter les outils nécessaires pour qu’elles ne soient pas en difficulté à leur prise de poste.

Cependant, il arrive qu’aucun·e volontaire ne souhaite reprendre l’association. Vous pouvez tout à fait recruter des étudiant·es extérieur·es à l’association pour intégrer le bureau, même si le travail de passation sera plus important. Dans la mesure du possible, rester disponibles pour apporter des conseils dans les premiers mois de prise de poste du nouveau bureau permettra d’assurer une bonne transition.

L’ACA² peut vous aider à relayer un appel à bénévoles sur ses réseaux sociaux et son site internet. Vous pouvez nous transmettre votre annonce à l’adresse animationcampus@liste.parisnanterre.fr.
Dans vos annonces, nous vous conseillons de communiquer clairement non seulement sur les projets de l’association mais également sur les missions et l’organisation interne des membres du bureau. Cela permettra aux personnes intéressées de mieux appréhender ce qu’elles devront réaliser dans l’association et les personnes avec lesquelles elles travailleront étroitement.

ADOPTER LES BONNES PRATIQUES POUR PASSER L'ASSOCIATION

Animafac met à disposition des fiches pratiques pour bien organiser sa passation, accessibles en ligne. Quelques extraits sont repris ci-dessous.
https://www.animafac.net/fiches-pratiques/passer-le-relais-a-nouveaux-benevoles/

- ÉVALUEZ COLLECTIVEMENT VOS PROJETS :

Avant de commencer à rédiger des bilans, il est toujours mieux d’obtenir un avis collectif de l’équipe qui a mené le projet pour ne rien oublier. En plus des bilans par projets, il peut être utile de réaliser un bilan annuel.
Il s’alimente de comptes rendus écrits tout au long de l’année. Les rapports moral, d’activité et financier doivent être présentés lors de l’Assemblée générale de l’association. Ils permettent d’informer, de présenter et de faire valider (ou non) par les adhérent·e·s les orientations à venir et les actions réalisées.

- VEILLEZ A L’IMPLICATION DE L’ENSEMBLE DES MEMBRES :

Il peut être intéressant voire nécessaire, de donner un poids aux adhérent·e·s qui ne sont pas dans les instances de l’association : prendre le temps de les former, de les intégrer aux réunions de préparation, leur montrer comment faire telle ou telle chose.

- TRANSMETTEZ LES INFORMATIONS :

Voilà, votre nouvelle équipe est constituée. Elle a même été formée sur différentes dimensions de la vie de l’association. Reste à assurer l’un des aspects les plus importants de la passation : transmettre les informations d’ancien·ne·s à nouveaux et nouvelles élu·e·s :
  • Le calendrier : Avant le recrutement de la nouvelle équipe, il est toujours bon de sensibiliser vos potentiel·le·s successeur·ses·s aux temps forts de l’association.
  • Les informations techniques : comment rédiger un procès-verbal ? Un budget ? Un dossier de partenariat ?
  • Les contacts et partenaires : Pensez à lister les personnes ressources et leurs coordonnées pour tous vos partenaires (sponsors, autres associations, institutions, ACA²…)
  • Les documents et mots de passe : avant de transmettre les documents de l’association, pensez à les archiver, c’est encore mieux si vous le faites tout au long de l’année. Le classement rigoureux des documents écrits permettra à vos successeur·se·s de trouver tout ce dont il∙elle∙s ont et auront besoin. Un stockage en version numérique sur un espace type Cloud transmis chaque année facilitera la passation. N’oubliez pas également de transmettre les codes d’accès pour les mails, réseaux sociaux, comptes en ligne auprès des banques, préfecture, assurances… de l’association.
  • Le fonctionnement interne, la dimension humaine : Dans chaque structure qui possède un peu d’ancienneté, il existe une forme de culture associative qui lui est propre, qu’elle soit assumée ou inconsciente. Elle se ressent dans la manière dont communiquent les adhérent·e·s entre eux·elles ou dans la façon dont sont prises les décisions. Ne tombez pas forcément dans l’anecdotique (quoi que) mais soyez honnêtes sur la façon dont l’association a tendance à fonctionner, humainement parlant.

UNE FOIS PARTI·ES :

Le dilemme est en fait assez simple : il faut rester présent·e… sans l’être ! Les nouvelles personnes responsables doivent s’approprier leurs fonctions et trouver leurs repères pour assumer leurs rôles respectifs, mais vont peut-être avoir besoin de vous dans certains cas.
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Kogito association édite un guide de survie des associations en période de confinement à consulter sur :
https://fr.calameo.com/read/004606316cb7b88af2233?fbclid=IwAR0afk-4P7skM1wYEJCI2k1QfZKJ6MtpItQlANWzs-W55E3d28upeqMtnzU

Mis à jour le 19 mai 2020