Réserver un espace du SGACAC > Organiser un événement dans les espaces du SGACAC

À qui s'adresse cette procédure ?


Vous souhaitez organiser un événement dans les espaces du SGACAC (Maison de l'Étudiant·e) ?

Le formulaire de demande ci-dessous s'adresse :

  • aux étudiant·e·s inscrit·e·s à l'Université Paris Nanterre pour l'année universitaire 2018-2019
  • aux personnels, enseignant·e·s et administratifs (sauf pour la MDE)
  • aux associations recensées et domiciliées à l'Université

Comment faire une demande ?



Étape 1 :
préparer l'ensemble des documents et informations dont vous aurez besoin (carte étudiante et attestation d'assurance responsabilité civile). Vous pouvez préparer les textes rédigés dans un document, afin de copier-coller les informations dans le formulaire.

Étape 2 : remplir le formulaire et joindre les différents documents
. Si certains documents sont en attente, vous pouvez l'indiquer dans les commentaires additionnels.
Si vous rencontrez un message d'erreur en validant le formulaire, vous devrez refaire votre demande en ouvrant votre navigateur en mode "navigation privée".
En cas de besoin, contactez le SGACAC au plus vite.

Étape 3 : avant de valider le formulaire, nous vous conseillons d'en sauvegarder une copie. Vous pouvez par exemple utiliser un programme dédié à l'impression au format PDF.

Étape 4 : valider le formulaire. Vous serez redirigé vers une page de confirmation de l'envoi de la demande.

Étape 5 : un mail d'accusé de réception de votre demande vous sera envoyé.


Documents téléchargeables
 

  Pour la distribution d'alcool : Engagement de l'organisateur

  Formulaire de recensement d'une association étudiante de l'université

LES ENGAGEMENTS DU PORTEUR DE PROJET :


L’étudiant·e et/ou l'association responsable du projet s’engage :


- À ne pas troubler l’ordre public ou créer de nuisances,
- À ne pas gêner la circulation des personnes et leur évacuation,
- À respecter toutes les règles relatives aux conditions d’utilisation des bâtiments universitaires,
- À rendre les espaces occupés dans le même état de propreté qu’à l’arrivée,
- À éliminer l’ensemble des déchets liés à la manifestation dans les conteneurs prévus à cet effet.
- De manière générale, à respecter et à faire respecter le règlement intérieur et la charte du savoir vivre ensemble de l’Université.

Consignes générales :
- L’étudiant·e responsable du projet devra informer l’Université en cas d’incidents rencontrés durant l’événement. Un registre dédié est notamment disponible à la loge de la Maison de l’Étudiant·e pour signaler les problèmes rencontrés.
- Les services communs de l’Université pourront transmettre des consignes et mesures de sécurité spécifiques, à mettre en place de manière obligatoire. Ces mesures sont susceptibles d’engager des frais supplémentaires facturés à l’association (frais de gardiennage, sécurité...).
- Pour les espaces extérieurs, si une installation électrique est prévue, il pourra être demandé à l’association de louer à ses frais un groupe électrogène. Par souci de sécurité, aucun branchement relié à un bâtiment n’est autorisé.

En cas de consommation d’alcool :

- L’organisateur est seul responsable des modalités et risques liées à la distribution et à la consommation d’alcool lors de l’organisation d’un événement. Il transmet lors de sa demande initiale les engagements et mesures qu’il s’engage à prendre pour assurer une consommation responsable.
- L’organisation d’une buvette temporaire devra faire l’objet d’une autorisation de la Mairie.
- La distribution et la consommation d’alcool fort est strictement interdite (supérieur à 18°).
- La distribution d’alcool aux mineurs est strictement interdite.
- La consommation d’alcool est limitée à 2 consommations par personne.
- La distribution d’alcool à une personne en état d’ébriété est strictement interdite.

La responsabilité personnelle du demandeur et de l’organisateur seront engagées si des dégradations ou infractions étaient constatées sur les locaux, mobiliers et matériels mis à disposition. À cet effet, un état des lieux pourra être effectué au début et à la fin de l’événement.

FORMULAIRE DE DEMANDE POUR UN ÉVÉNEMENT DANS LES ESPACES DU SGACAC


* Champs obligatoires


 

L'ÉTUDIANT·E

L'ASSOCIATION (le cas échéant)

Prénom et NOM de l'étudiant·e* :

Adresse mail de l'étudiant·e* :


Téléphone de l'étudiant·e* :
Nom de l'association (le cas échéant) :

Mail de l'association :

Association étudiante recensée auprès du SGACAC pour l'année universitaire en cours :

Nombre de personnes impliquées dans l’organisation* :
 

Structures partenaires/invitées dans l'organistion (association, entreprise…)* :
 

► Types de projet (plusieurs choix possibles)* :







Si projet de type "Autre", précisez :


Descriptif détaillé de l'événement * :


 

Date(s) de l'événement * :




Horaires de l'événement * :

Horaires de l’installation :
Horaires du début de l’événement :

Horaires de fin de l’événement :

Horaires de fin du rangement/ de la désinstallation :


Lieu(x) (plusieurs choix possibles) * :







► Nombre de personnes attendues (public) * :

 

► Liste des personnalités invitées présentes (hors membres de l'association) pour des raisons de sécurité * :
 

► Besoins techniques * :

Merci de préciser, en détails, vos besoins techniques pour le bon déroulé de votre événement (vidéoprojecteur et écran, système son, branchement de matériel, etc.).

 



► Liste du matériel apporté par l'étudiant·e ou l'association* :

Pour le matériel électrique, précisez la puissance de chaque appareil (se référer à la notice ou aux mentions sur l’appareil).


 

Commentaires additionnels :


PIÈCES À JOINDRE :

► Photocopie de la carte étudiant du responsable de projet * :
► Attestation d’assurance responsabilité civile en cours de validité de l'étudiant·e OU de l'association qui porte le projet * :
► Engagement de l'organisateur (en cas de consommation/distribution d'alcool) :
► Présentation plus détaillée du projet (facultatif) :




écoutez le mot à saisir

« Les intitulés suivis de * indiquent les champs obligatoires. Les données personnelles recueillies dans le cadre de ce formulaire font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées aux agents habilités de l'Université responsable du traitement de votre demande. Elles ne sont en aucun cas réutilisées à d'autres fins.
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Mis à jour le 12 juillet 2018