Réserver un espace du SGACAC > Réunion ou répétition dans les espaces du SGACAC

À qui s'adresse cette procédure ?


Vous souhaitez réunir votre équipe pour travailler sur un projet, organiser une assemblée générale...

Vous souhaitez réserver une salle pour répéter une pièce de théâtre, un spectacle de danse, répéter avec votre groupe de musique...

Le formulaire de demande ci-dessous s'adresse :

  • aux étudiant·e·s inscrit·e·s à l'Université Paris Nanterre pour l'année universitaire 2018-2019
  • aux personnels, enseignant·e·s et administratifs (sauf pour la MDE)
  • aux associations recensées et domiciliées à l'Université

Délai : a minima 72 heures, sous réserve de salles disponibles (hors vacances universitaires)

Comment faire une demande ?


Étape 1 : préparer l'ensemble des documents et informations dont vous aurez besoin (carte étudiante et attestation d'assurance responsabilité civile). Vous pouvez préparer les textes rédigés dans un document, afin de copier-coller les informations dans le formulaire.

Étape 2 : remplir le formulaire et joindre les différents documents. Si certains documents sont en attente, vous pouvez l'indiquer dans les commentaires additionnels.
Si vous rencontrez un message d'erreur en validant le formulaire, vous devrez refaire votre demande en ouvrant votre navigateur en mode "navigation privée".
En cas de besoin, contactez Jules Gasté au SGACAC.

Étape 3 : avant de valider le formulaire, nous vous conseillons d'en sauvegarder une copie. Vous pouvez par exemple utiliser un programme dédié à l'impression au format PDF.

Étape 4 : valider le formulaire. Vous serez redirigé vers une page de confirmation de l'envoi de la demande.

Étape 5 : un mail d'accusé de réception de votre demande vous sera envoyé.


Documents téléchargeables
 

  Pour la distribution d'alcool : Engagement de l'organisateur

  Formulaire de recensement d'une association étudiante de l'université

LES ENGAGEMENTS DU PORTEUR DE PROJET :

L'étudiant·e, le personnel ou l'association faisant la demande s’engage :

- À ne pas troubler l’ordre public ou créer de nuisances,
- À ne pas gêner la circulation des personnes et leur évacuation,
- À respecter toutes les règles relatives aux conditions d’utilisation des bâtiments universitaires,
- À rendre les espaces occupés dans le même état de propreté qu’à l’arrivée,
- À éliminer l’ensemble des déchets liés à la manifestation dans les conteneurs prévus à cet effet.
- De manière générale, à respecter et à faire respecter le règlement intérieur et la charte du savoir vivre ensemble de l’Université.

Consignes générales :
- L’étudiant·e, le personnel ou l'association responsable du projet devra informer l’Université en cas d’incidents rencontrés durant l’événement. Un registre dédié est notamment disponible à la loge de la Maison de l’Étudiant·e pour signaler les problèmes rencontrés.
- Les services communs de l’Université pourront transmettre des consignes et mesures de sécurité spécifiques, à mettre en place de manière obligatoire. Ces mesures sont susceptibles d’engager des frais supplémentaires facturés à l’association (frais de gardiennage, sécurité...).

En cas de consommation d’alcool :

- L’organisateur est seul responsable des modalités et risques liées à la distribution et à la consommation d’alcool lors de l’organisation d’un événement. Il transmet lors de sa demande initiale les engagements et mesures qu’il s’engage à prendre pour assurer une consommation responsable.
- L’organisation d’une buvette temporaire devra faire l’objet d’une autorisation de la Mairie.
- La distribution et la consommation d’alcool fort est strictement interdite (supérieur à 18°).
- La distribution d’alcool aux mineurs est strictement interdite.
- La consommation d’alcool est limitée à 2 consommations par personne.
- La distribution d’alcool à une personne en état d’ébriété est strictement interdite.

La responsabilité personnelle du demandeur et de l’organisateur seront engagées si des dégradations ou infractions étaient constatées sur les locaux, mobiliers et matériels mis à disposition.

FORMULAIRE DE DEMANDE POUR UNE RÉUNION  OU UNE RÉPÉTITION À LA MAISON DE L'ÉTUDIANT·E

* Champs obligatoires

L'ÉTUDIANT·E

L'ASSOCIATION (le cas échéant)

Prénom et NOM de l'étudiant·e* :

Adresse mail de l'étudiant·e* :

Téléphone de l'étudiant·e* :

Nom de l'association (le cas échéant) :

Mail de l'association :

Association étudiante recensée auprès du SGACAC pour l'année universitaire en cours :

Nombre de personnes impliquées dans l’organisation* :
 

Structures partenaires/invitées dans l'organistion (association, entreprise…)*:

 

► Types de demande * :







 

► Bref descriptif de la raison de la réunion ou de la répétition * :



 Date(s) et horaires souhaités * :



Dans le cas de plusieurs demandes, merci de respecter le format suivant :
- mardi 18/09/2018 de 14h à 17h
- jeudi 27/09/2018 de 9h à 10h30
- etc.

 
 

Capacité de la salle * :

Préciser le type de salle souhaitée et le nombre de personnes présentes




Besoins techniques * :

Merci de préciser, en détails, vos besoins techniques pour le bon déroulé de votre réunion ou de votre répétition (tables, chaises, vidéoprojecteur, micro, etc.).


 

► Liste du matériel apporté * :

Pour le matériel électrique, précisez la puissance de chaque appareil (se référer à la notice ou aux mentions sur l’appareil).


 

► Caractéristiques de la réunion ou de la répétition * :

NB : aucune vente d'alcool autorisée lors d'une réunion





 

► Liste des personnalités invitées présentes (pour des raisons de sécurité) :

Ne concerne pas les membres étudiants de l'association


 

►Commentaires additionnels :


 

PIÈCES À JOINDRE :

► Photocopie de la carte étudiant du responsable de projet (ou certificat de scolarité)* :
► Attestation d’assurance responsabilité civile de l’association ou du porteur de projet en cours de validité* :



écoutez le mot à saisir

« Les intitulés suivis de * indiquent les champs obligatoires. Les données personnelles recueillies dans le cadre de ce formulaire font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées aux agents habilités de l'Université responsable du traitement de votre demande. Elles ne sont en aucun cas réutilisées à d'autres fins.
Conformément à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée en 2004, vous disposez d'un droit d'accès et de rectification des données relatives aux informations vous concernant. Vous disposez également d'un droit d'opposition au traitement. Vous pouvez exercer ces droits en contactant le Correspondant Informatique et Libertés à l'adresse électronique suivante: cil@liste.parisnanterre.fr. »


Mis à jour le 12 juillet 2018