Commission d'Aide aux Projets Étudiants (CAPE)



Qu'est-ce que la CAPE ?

La Commission d'Aide aux Projets Étudiants (CAPE), issue de la Contribution Vie Etudiante et Campus (CVEC), peut vous apporter un soutien financier et logistique pour mettre en oeuvre votre projet.
La CAPE est présidée par le/la vice-président·e de la Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU) et composée de membres élus (étudiant·es, personnels, enseignant·es) et de membres invités (ACA², Crous, Mairie de Nanterre...).
  

Les étapes de la demande

Déposer un dossier


Étape 1 : Vérifier l'éligibilité de votre projet

L'ensemble des critères d'éligibilité sont définis dans la note de cadrage.
ATTENTION : Les projets présentés ne doivent pas faire l'objet d'une validation dans un cursus universitaire.
La commission ne finance pas les projets de manière rétroactive.
 


Étape 2 : Contacter un interlocuteur du Service ACA² (Action Culturelle et Artistique / Animation du Campus et Associations)


Pour obtenir le dossier CAPE, vous devez obligatoirement contacter un des interlocuteurs de l'ACA² en amont du dépôt du dossier à l'adresse subvention.cape@liste.parisnanterre.fr.
 
Une attestation d'UFR vous sera demandée attestant que votre projet n'entre pas dans le cadre de votre cursus universitaire. Celle-ci est à faire remplir et signer par votre secrétariat et/ou votre responsable de formation. Vous devez également joindre en annexe un plan de communication relatif à votre projet et l’intégralité des justificatifs comptables (devis, impressions écrans...) correspondant aux dépenses prévues. Vous trouverez ci-dessous un exemple de dossier qui pourra vous servir d'aide pour remplir votre demande. Le dossier vierge est à demander au service de l'ACA².

Étape 3 : Envoyer une première version de votre dossier à l'ACA²


Cette première version doit être envoyée via un lien de téléchargement, généré sur Filesender Renater, à l'adresse mail subvention.cape@liste.parisnanterre.fr (voir mode d'emploi Filesender Renater).

L'équipe de l'ACA² étudiera tout particulièrement la clarté de la présentation du projet et les éléments budgétaires, avant de vous faire des retours pour finaliser votre dossier.
 

Étape 4 : Envoyer votre dossier finalisé à l'ACA² 


L'ensemble du dossier doit être retourné IMPÉRATIVEMENT DACTYLOGRAPHIÉ (à l'ordinateur), COMPLET ET AVANT LA DATE LIMITE.

La remise du dossier finalisé s’effectue au format numérique :
ATTENTION
Nous attirons votre attention sur les délais de traitement d'une demande de subvention et de versement, et vous invitons à anticiper largement votre dépôt de dossier.
Traitement de la demande


- Toute demande de financement doit être rédigée dans le dossier type CAPE transmis sur demande par l'ACA². Le dossier ne doit pas être modifié.
- Le dossier CAPE doit être complet. Aucun dossier incomplet ne sera traité.
- Le dépôt numérique du dossier doit impérativement être fait avant la date limite de dépôt.
- En fonction de la nature du projet, l'ACA² se réserve le droit d'exiger un rendez-vous préalable à l'étudiant·e responsable de projet.

Les étudiant·e·s responsables de projet n'ayant pas respecté l'ensemble de ces conditions verront leurs demandes ajournées.

Déroulement de la commission


Après vérification de l'éligibilité du projet, le/la responsable du projet est convoqué le jour de la Commission afin de le présenter à ses membres. L'étudiant·e responsable doit impérativement se rendre disponible.
Une attestation de présence pourra lui être délivrée sur demande préalable.

Les membres de la commission statuent sur l'attribution d'un financement, le montant alloué et les modalités de versement. Cette décision est ensuite soumise à la validation de la CFVU (Commission de la Formation et de la Vie Universitaire) et du Conseil d'Administration (CA).

A l'issue du Conseil d'Administration, l'étudiant·e est informé de la décision. Il faut compter ensuite un délai de 6 à 8 semaines après le Conseil d'Administration pour le versement effectif de la subvention.

Après réalisation du projet


Dans le mois suivant votre projet, vous devez obligatoirement établir un rapport et justifier de l’utilisation de la somme qui vous est allouée, en établissant le bilan de l'ensemble du projet et des dépenses/recettes liées. A défaut, l'université pourra exiger le remboursement total ou partiel de la subvention attribuée.

Le dossier bilan à remplir est à retourner par mail à l'adresse subvention.cape@liste.parisnanterre.fr via un lien Filesender Renater (voir mode d'emploi Filesender), ou au bureau de l'ACA² (bâtiment Ricoeur bureau R28):

Le bilan pourra également faire l'objet d'une remise en mains propres lors d'un rendez-vous, accompagné des copies de l'ensemble des factures relatives au projet.

  • Télécharger le dossier bilan : 2 documents obligatoires (le bilan moral pdf et le bilan financier excel) à transmettre avec les justificatifs financiers du projet.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de dossier qui pourra vous servir d'aide pour remplir votre bilan.

Calendrier prévisionnel des commissions en 2023-2024


L'ensemble du dossier doit être retourné IMPÉRATIVEMENT DACTYLOGRAPHIÉ (à l'ordinateur), COMPLET ET AVANT LA DATE LIMITE (voir modalités de dépôt ci-dessus).
Aucun dossier incomplet, remis hors délai ou envoyé par mail ne sera accepté.
 

  • CAPE du mercredi 25 octobre 2023 matin (session 1)

    Réservée aux projets associatifs ayant lieu après les vacances universitaires de novembre et dont la demande CAPE est inférieure à 5000 euros

Date limite d'envoi de la première ébauche (étape obligatoire) : lundi 2 octobre 2023

Date limite de dépôt du dossier final : lundi 9 octobre 2023 avant midi

  • CAPE du mercredi 29 novembre 2023 matin (session 2)

Réunion d'informations le 24 octobre 2023 (inscriptions ici)
Date limite d'envoi de la première ébauche (étape obligatoire) : lundi 6 novembre 2023

Date limite de dépôt du dossier final : jeudi 16 novembre 2023 avant midi

Validation en CFVU/CA : 4 et 11 décembre 2023
 

  • CAPE du mercredi 10 janvier 2024* matin (session 3)

Réunion d'informations le 5 décembre 2023 (inscriptions ici)
Date limite d'envoi de la première ébauche (étape obligatoire) : lundi 11 décembre 2023

Date limite de dépôt du dossier final : jeudi 21 décembre 2023* avant midi

Validation en CFVU/CA : 15 et 29 janvier 2024
 

  • CAPE du mercredi 13 mars 2024 matin (session 4)

Réunion d'informations le 30 janvier 2024 (inscriptions ici)
Date limite d'envoi de la première ébauche (étape obligatoire) : lundi 12 février 2024

Date limite de dépôt du dossier final : jeudi 29 février 2024 avant midi

Validation en CFVU/CA : 18 et 29 avril 2024
 

  • CAPE du mercredi 22 mai 2024 matin (session 5)

Réunion d'informations le 11 avril 2024 (inscriptions ici)
Date limite d'envoi de la première ébauche (étape obligatoire) : lundi 29 avril 2024*

Date limite de dépôt du dossier final : mardi 7 mai 2024 avant midi

Validation en CFVU/CA : 27 mai et 3 juin 2024


* Attention : dates durant les périodes d'examen

Mis à jour le 28 août 2023