Organiser un projet étudiant / associatif > Organiser un événement

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• Les engagements des responsables de projet
• Formulaire de demande pour un événement

Organiser un événement* nécessite de nombreuses démarches qui doivent être anticipées. Les demandes doivent être faites selon le calendrier de dépôt.

Le formulaire de demande ci-dessous s'adresse :

• aux associations étudiantes de l'université recensées auprès de l'ACA² (hors projets tuteurés)
• aux étudiant·e·s qui portent un projet ayant été financé par la CAPE
• aux demandes individuelles des étudiant.es de Nanterre, uniquement dans les espaces de l'ACA²

*Est considéré comme un événement tout projet entraînant une communication publique auprès d'un large public (hors de l'association).

En raison du grand nombre de projets, les espaces sont très sollicités. Nous vous remercions donc de faire vos demandes le plus tôt possible.

Les événements de grande ampleur ou spécifiques et nécessitant des autorisations multiples doivent faire l'objet d'une demande bien avant la date limite indiqué dans le calendrier ci-dessous (idéalement 2 mois avant la date de l'événement). En cas de demande trop tardive par rapport aux caractéristiques du projet, il pourra vous être demandé de le reporter.

Pour un projet prévu en...	Date limite de demande
Septembre 2022               >	17 août 2022*
Octobre 2022                    >	Mardi 6 septembre 2022
Novembre 2022                >	Mardi 4 octobre 2022
Décembre 2022                >	Vendredi 4 novembre 2022**
Janvier 2023                    >	Mercredi 30 novembre 2022
Février 2023                    >	Mardi 3 janvier 2023
Mars 2023                       >	Mardi 31 janvier 2023
Avril 2023                        >	Vendredi 3 mars 2023**
Mai 2023                         >	Mardi 4 avril 2023
Juin 2023                        >	Mardi 2 mai 2023

* Pas d'événements ou stands en extérieur autorisés avant la Crémaillère de la MDE du 20 septembre
**Dates pendant les vacances universitaires

Étape 1 : préparer l'ensemble des documents et informations dont vous aurez besoin (pièces administratives, autorisation d'UFR...). Vous pouvez préparer les textes rédigés dans un document, afin de copier-coller les informations dans le formulaire.
Étape 2 : remplir le formulaire ci-dessous et joindre les différents documents. En cas de besoin, contactez l'ACA² au plus vite sur reservationaca2@liste.parisnanterre.fr.
Étape 3 : avant de valider le formulaire, nous vous conseillons d'en sauvegarder une copie. Vous pouvez par exemple utiliser un programme dédié à l'impression au format PDF.
Étape 4 : valider le formulaire. Vous serez redirigé vers une page de confirmation de l'envoi de la demande.
Étape 5 :un second mail d'accusé de réception de votre demande vous sera envoyé.
Étape 6 : si votre projet est aussi en lien avec la mission égalité femmes-hommes et non discrimination, informez-en les chargées de mission à cette adresse : mission-egalite-f-h.parisnanterre.fr

Documents téléchargeables

  Pour l'occupation des halls de bâtiment uniquement (et pas des salles et amphithéâtres) : Accord de principe d'UFR / composante

  Pour la distribution d'alcool : Fiche événement festif - Engagement de l'organisateur

  Formulaire de recensement d'une association étudiante de l'université

Les mesures sanitaires pour les activités culturelles et associatives

Télécharger le guide du tri des déchets pour bien gérer vos déchets à l'issue de votre projet

Télécharger le guide pratique à destination des associations pour lutter contre les violences sexistes et sexuelles et discriminations

L’association et l’étudiant·e responsable du projet s’engage :

- À ne pas troubler l’ordre public ou créer de nuisances,
- À ne pas gêner la circulation des personnes et leur évacuation,
- À respecter toutes les règles relatives aux conditions d’utilisation des bâtiments universitaires,
- À rendre les espaces occupés dans le même état de propreté qu’à l’arrivée, dans un périmètre minimum de 50m autour de l’événement,
- À éliminer l’ensemble des déchets liés à la manifestation dans les conteneurs prévus à cet effet.
- De manière générale, à respecter et à faire respecter le règlement intérieur et la charte du savoir vivre ensemble de l’Université.

Consignes générales :
- L’étudiant·e responsable du projet devra informer l’université en cas d’incidents rencontrés durant l’événement. Un registre dédié est notamment disponible à la loge de la Maison de l’Étudiant·e pour signaler les problèmes rencontrés. En cas d’urgence, les responsables pourront contacter le PC sécurité au 01 40 97 74 00.
- Les services communs de l’Université pourront transmettre des consignes et mesures de sécurité spécifiques, à mettre en place de manière obligatoire. Ces mesures sont susceptibles d’engager des frais supplémentaires facturés à l’association (frais de gardiennage, sécurité...).
- Pour les espaces extérieurs, si une installation électrique est prévue, l’association doit emprunter un kit électrique auprès de l’ACA². Par souci de sécurité, aucun branchement relié à un bâtiment n’est autorisé.

En cas d’utilisation des espaces verts :
- L’organisateur devra utiliser un matériel adapté aux espaces verts (structures légères…).
- Les allées piétonnes alentours ne pourront être utilisées pour décharger ou installer le matériel.
- Les lieux devront être laissés propres : l’organisateur devra assurer le rangement et le nettoyage complet des espaces après l’événement.
- La Direction du Patrimoine informera l’organisateur de toute autre condition d’utilisation des espaces.

En cas d’organisation d’un barbecue :
- L’organisateur devra être autonome sur les aspects matériels et logistiques : barbecue, charbon en quantité suffisante, rallonge électrique…
- L’organisateur devra impérativement suivre au préalable une formation à la sécurité incendie (Maniement des extincteurs) organisée par l’université.
- Il est formellement interdit d’utiliser la végétation ou les aménagements extérieurs présents sur le campus pour alimenter le feu (risque toxique)
- Un périmètre de sécurité devra être établi autour du barbecue afin de limiter la proximité du public présent.
- Un extincteur devra être à disposition à proximité de la zone barbecue. Il est à retirer au bâtiment Grappin.

En cas de consommation d’alcool :
- L’organisateur est seul responsable des modalités et risques liées à la distribution et à la consommation d’alcool lors de l’organisation d’un événement. Il transmet lors de sa demande initiale les engagements et mesures qu’il s’engage à prendre pour assurer une consommation responsable.
- L’organisation d’une buvette temporaire devra faire l’objet d’une autorisation de la Mairie.
- La distribution et la consommation d’alcool fort est strictement interdite (supérieur à 18°).
- La distribution d’alcool aux mineurs est strictement interdite.
- La consommation d’alcool est limitée à 2 consommations par personne.
- La distribution d’alcool à une personne en état d’ébriété est strictement interdite.

La responsabilité personnelle du demandeur et de l’organisateur seront engagées si des dégradations ou infractions étaient constatées sur les locaux, mobiliers et matériels mis à disposition. À cet effet, un état des lieux pourra être effectué au début et à la fin de l’événement.