Organiser un projet étudiant / associatif > Organiser une réunion



À qui s'adresse cette procédure ?



Vous souhaitez réunir votre équipe pour travailler sur un projet, organiser une assemblée générale...
Vous souhaitez réserver une salle pour répéter un spectacle, répéter avec votre groupe de musique, faire un atelier...

Le formulaire de demande ci-dessous s'adresse :

  • aux associations étudiantes de l'université recensées auprès de l'ACA² (hors projets tuteurés)
  • aux étudiant·e·s qui portent un projet ayant été financé par la CAPE
  • aux demandes individuelles des étudiant.es de Nanterre, uniquement dans les espaces de l'ACA²

Délai :
  • A la Maison de l'Étudiant·e ou à l'Espace Reverdy : a minima 72 heures, sous réserve de salles disponibles (hors vacances universitaires)
  • Autres types de salles sur le campus (exceptionnellement, selon la demande) : à minima 15 jours avant

Comment faire une demande ?


Étape 1 : préparer l'ensemble des documents et informations dont vous aurez besoin (carte étudiante et attestation d'assurance responsabilité civile). Vous pouvez préparer les textes rédigés dans un document, afin de copier-coller les informations dans le formulaire.

Étape 2 : remplir le formulaire et joindre les différents documents. Si certains documents sont en attente, vous pouvez l'indiquer dans les commentaires additionnels.
Si vous rencontrez un message d'erreur en validant le formulaire, vous devrez refaire votre demande en ouvrant votre navigateur en mode "navigation privée".
En cas de besoin, contactez reservationaca2@liste.parisnanterre.fr.

Étape 3 : avant de valider le formulaire, nous vous conseillons d'en sauvegarder une copie. Vous pouvez par exemple utiliser un programme dédié à l'impression au format PDF.

Étape 4 : valider le formulaire. Vous serez redirigé vers une page de confirmation de l'envoi de la demande.

Étape 5 : un mail d'accusé de réception de votre demande vous sera envoyé.

 

Documents téléchargeables


  Formulaire de recensement d'une association étudiante de l'université

Les engagements des responsables de projet

L'étudiant·e, le personnel ou l'association faisant la demande s’engage :

- À ne pas troubler l’ordre public ou créer de nuisances,
- À ne pas gêner la circulation des personnes et leur évacuation,
- À respecter toutes les règles relatives aux conditions d’utilisation des bâtiments universitaires,
- À rendre les espaces occupés dans le même état de propreté qu’à l’arrivée,
- À éliminer l’ensemble des déchets liés à la manifestation dans les conteneurs prévus à cet effet.
- De manière générale, à respecter et à faire respecter le règlement intérieur et la charte du savoir vivre ensemble de l’Université.

Consignes générales :
- L’étudiant·e, le personnel ou l'association responsable du projet devra informer l’Université en cas d’incidents rencontrés durant l’événement. Un registre dédié est notamment disponible à la loge de la Maison de l’Étudiant·e pour signaler les problèmes rencontrés.
- Les services communs de l’Université pourront transmettre des consignes et mesures de sécurité spécifiques, à mettre en place de manière obligatoire. Ces mesures sont susceptibles d’engager des frais supplémentaires facturés à l’association (frais de gardiennage, sécurité...).
En cas d’utilisation des espaces verts :
- L’organisateur devra utiliser un matériel adapté aux espaces verts (structures légères…).
- Les allées piétonnes alentours ne pourront être utilisées pour décharger ou installer le matériel.
- Les lieux devront être laissés propres : l’organisateur devra assurer le rangement et le nettoyage complet des espaces après l’événement.
- La Direction du Patrimoine informera l’organisateur de toute autre condition d’utilisation des espaces.
En cas d’organisation d’un barbecue :
- L’organisateur devra être autonome sur les aspects matériels et logistiques : barbecue, charbon en quantité suffisante, rallonge électrique…
- L’organisateur devra impérativement suivre au préalable une formation à la sécurité incendie (Maniement des extincteurs) organisée par l’université.
- Il est formellement interdit d’utiliser la végétation ou les aménagements extérieurs présents sur le campus pour alimenter le feu (risque toxique)
- Un périmètre de sécurité devra être établi autour du barbecue afin de limiter la proximité du public présent.
- Un extincteur devra être à disposition à proximité de la zone barbecue. Il est à retirer au bâtiment Grappin.
En cas de consommation d’alcool :
- L’organisateur est seul responsable des modalités et risques liées à la distribution et à la consommation d’alcool lors de l’organisation d’un événement. Il transmet lors de sa demande initiale les engagements et mesures qu’il s’engage à prendre pour assurer une consommation responsable.
- L’organisation d’une buvette temporaire devra faire l’objet d’une autorisation de la Mairie.
- La distribution et la consommation d’alcool fort est strictement interdite (supérieur à 18°).
- La distribution d’alcool aux mineurs est strictement interdite.
- La consommation d’alcool est limitée à 2 consommations par personne.
- La distribution d’alcool à une personne en état d’ébriété est strictement interdite.

La responsabilité personnelle du demandeur et de l’organisateur seront engagées si des dégradations ou infractions étaient constatées sur les locaux, mobiliers et matériels mis à disposition.

FORMULAIRE DE DEMANDE POUR UNE RÉUNION

Mis à jour le 02 septembre 2022