Organiser un projet étudiant - associatif (hors MDE) >> ORGANISER UN ÉVÉNEMENT

 

Organiser un événement* nécessite de nombreuses démarches qui doivent être anticipées. Les demandes doivent être faites selon le calendrier de dépôt.
*Est considéré comme un événement tout projet entraînant une communication publique auprès d'un large public (hors de l'association).

COMMENT FAIRE UNE DEMANDE ?

Le formulaire de demande ci-dessous s'adresse uniquement :

- aux associations étudiantes de l'université recensées auprès du SGACAC (hors projets tuteurés)
- aux étudiant·e·s qui portent un projet financé par la CAPE

Étapes :


Étape 1 : préparer l'ensemble des documents et informations dont vous aurez besoin (pièces administratives, autorisation d'UFR...). Vous pouvez préparer les textes rédigés dans un document, afin de copier-coller les informations dans le formulaire.

Étape 2 : remplir le formulaire ci-dessous et joindre les différents documents. Si vous rencontrez un message d'erreur en validant le formulaire, vous devrez refaire votre demande en ouvrant votre navigateur en mode "navigation privée". En cas de besoin, contactez le SGACAC au plus vite sur animationcampus@liste.parisnanterre.fr.

Étape 3 : avant de valider le formulaire, nous vous conseillons d'en sauvegarder une copie. Vous pouvez par exemple utiliser un programme dédié à l'impression au format PDF.

Étape 4 : valider le formulaire. Vous serez redirigé vers une page de confirmation de l'envoi de la demande.

Étape 5 : un second mail d'accusé de réception de votre demande vous sera envoyé.

Documents téléchargeables
 

  Pour l'occupation des halls de bâtiment : Accord de principe d'UFR / composante

  Pour la distribution d'alcool : Engagement de l'organisateur

  Formulaire de recensement d'une association étudiante de l'université

LES ENGAGEMENTS DU PORTEUR DE PROJET :

L’association et l’étudiant·e responsable du projet s’engage :

- À ne pas troubler l’ordre public ou créer de nuisances,
- À ne pas gêner la circulation des personnes et leur évacuation,
- À respecter toutes les règles relatives aux conditions d’utilisation des bâtiments universitaires,
- À rendre les espaces occupés dans le même état de propreté qu’à l’arrivée, dans un périmètre minimum de 50m autour de l’événement,
- À éliminer l’ensemble des déchets liés à la manifestation dans les conteneurs prévus à cet effet.
- De manière générale, à respecter et à faire respecter le règlement intérieur et la charte du savoir vivre ensemble de l’Université.

Consignes générales :
- L’étudiant·e responsable du projet devra informer l’université en cas d’incidents rencontrés durant l’événement. Un registre dédié est notamment disponible à la loge de la Maison de l’Étudiant·e pour signaler les problèmes rencontrés.
- Les services communs de l’Université pourront transmettre des consignes et mesures de sécurité spécifiques, à mettre en place de manière obligatoire. Ces mesures sont susceptibles d’engager des frais supplémentaires facturés à l’association (frais de gardiennage, sécurité...).
- Pour les espaces extérieurs, si une installation électrique est prévue, il pourra être demandé à l’association de louer à ses frais un groupe électrogène. Par souci de sécurité, aucun branchement relié à un bâtiment n’est autorisé.

En cas d’utilisation des espaces verts :
- L’organisateur devra utiliser un matériel adapté aux espaces verts (structures légères, petit groupe électrogène…).
- Les allées piétonnes alentours ne pourront être utilisées pour décharger ou installer le matériel.
- Les lieux devront être laissés propres : l’organisateur devra assurer le rangement et le nettoyage complet des espaces après l’événement.
- La Direction du Patrimoine informera l’organisateur de toute autre condition d’utilisation des espaces.

En cas d’organisation d’un barbecue :
- L’organisateur devra être autonome sur les aspects matériels et logistiques : barbecue, charbon en quantité suffisante, rallonge électrique…
- L’organisateur devra impérativement suivre au préalable une formation à la sécurité incendie organisée par l’université.
- Il est formellement interdit d’utiliser la végétation ou les aménagements extérieurs présents sur le campus pour alimenter le feu (risque toxique)
- Un périmètre de sécurité devra être établi autour du barbecue afin de limiter la proximité du public présent.
- Un extincteur devra être à disposition à proximité de la zone barbecue. Il est à retirer au bâtiment Grappin.

En cas de consommation d’alcool :

- L’organisateur est seul responsable des modalités et risques liées à la distribution et à la consommation d’alcool lors de l’organisation d’un événement. Il transmet lors de sa demande initiale les engagements et mesures qu’il s’engage à prendre pour assurer une consommation responsable.
- L’organisation d’une buvette temporaire devra faire l’objet d’une autorisation de la Mairie.
- La distribution et la consommation d’alcool fort est strictement interdite (supérieur à 18°).
- La distribution d’alcool aux mineurs est strictement interdite.
- La consommation d’alcool est limitée à 2 consommations par personne.
- La distribution d’alcool à une personne en état d’ébriété est strictement interdite.

La responsabilité personnelle du demandeur et de l’organisateur seront engagées si des dégradations ou infractions étaient constatées sur les locaux, mobiliers et matériels mis à disposition. À cet effet, un état des lieux pourra être effectué au début et à la fin de l’événement.

_________________________________

FORMULAIRE DE DEMANDE

* Champs obligatoires

 

L'ÉTUDIANT·E

L'ASSOCIATION (le cas échéant)

Prénom et NOM de l'étudiant·e* :

Adresse mail de l'étudiant·e* :


Téléphone de l'étudiant·e* :
Nom de l'association (le cas échéant) :

Mail de l'association :

Association étudiante recensée auprès du SGACAC pour l'année universitaire en cours :

Nombre de personnes impliquées dans l’organisation* :

Structures partenaires/invitées dans l'organistion de l'événement (association, entreprise…)* :

► Types d'événement (plusieurs choix possibles)* :







Si projet de type "Autre", précisez :

Descriptif détaillé de l'événement*:

Date(s) de l'événement*:


Horaires de l'événement*:

Horaires de l’installation :
Horaires du début de l’événement :

Horaires de fin de l’événement :

Horaires de fin du rangement/ de la désinstallation :


Lieu(x) (plusieurs choix possibles)*:

Pour l'occupation des halls de bâtiment, joindre obligatoirement les annexes signées par les responsables d'UFR des bâtiments concernés par le projet. Aucune demande incomplète ne sera acceptée.









Précisez les lieux envisagés* :
Exemples : Pour une salle, capacité d'accueil, équipé pour la vidéoprojection..., liste des halls de bâtiments et des installations sportives, localisation exacte des emplacements extérieurs (pelouse face au bâtiment F...)

► Nombre de personnes attendues (public)* :

► L'événement est-il en entrée gratuite ?*:

Si l'événement est en entrée payante, joindre obligatoirement un budget détaillé du projet, équilibré (recettes = dépenses) et accompagné de devis.

► Liste des personnalités invitées présentes (hors membres de l'association) pour des raisons de sécurité* :
 

► Caractéristiques de l'événement* :







NB : joindre la liste des engagements de l’organisateur. Pour une buvette temporaire, l’autorisation de la Mairie devra être transmise dans les plus brefs délais, une fois le principe de l’événement validé.

Nombre de tables :

Nombre de chaises :

► Liste du matériel apporté par l'association* :

Pour le matériel électrique, précisez la puissance de chaque appareil (se référer à la notice ou aux mentions sur l’appareil). La location d’un groupe électrogène pourra être demandée à l’association.

Commentaires additionnels :


PIÈCES À JOINDRE :

► Photocopie de la carte étudiant du responsable de projet (ou certificat de scolarité)* :
► Attestation d’assurance responsabilité civile de l’association ou du porteur de projet en cours de validité* :
► Engagement de l'organisateur (en cas de consommation/distribution d'alcool) :
► Accord de principe de l'UFR (pour l'occupation des halls) :
► Présentation plus détaillée du projet (facultatif) :



écoutez le mot à saisir

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Mis à jour le 12 juillet 2018