La Boîte à Outils des Associations

Retrouvez davantage d'outils et de ressources dans la Boîte à Outils des Associations sous forme de Drive Partagé (accès en se connectant avec votre adresse Paris Nanterre).


Vous retrouverez également de nombreux outils et fiches pratiques auprès d'Animafac, un réseau national d'associations étudiantes : Fiches pratiques Animafac

GESTION ADMINISTRATIVE DE L'ASSOCIATION

Quelles déclarations faire à la préfecture ? Comment ?

Certaines déclarations en préfecture sont obligatoires dans les 3 mois qui suivent l'assemblée générale, notamment la création d'association, le changement de statuts et la modification des dirigeants de l'association : (voir la liste complète des déclarations obligatoires).

Vous pouvez réaliser l’ensemble de vos démarches administratives à la Préfecture en ligne sur https://www.service-public.fr/associations

Informations détaillées pour la préfecture des Hauts-de-Seine : https://www.hauts-de-seine.gouv.fr/Demarches/Associations
Pour bien mettre en forme vos documents, consultez la fiche d’aide du greffe des associations déclarées en préfecture des Hauts-de-Seine (Nanterre)

Quelles règles régissent le fonctionnement interne à l'association ?

La loi du 1er juillet 1901 définit les règles régissant le statut juridique associatif.
Une association est un groupement de personnes volontaires (2 minimum) réunies autour d’un projet commun mais sans chercher à réaliser des bénéfices.
La loi 1901 laisse cependant un grand nombre de libertés aux associations pour déterminer leur fonctionnement.

Déclarer une association n'est au départ pas obligatoire. Dans ce cas, l'association est une association de fait. Elle ne bénéficie pas de la capacité juridique de la personne morale et agit sous la responsabilité personnelle de chacun des membres.

C'est la déclaration et la publication de l'association qui lui donne la capacité juridique, c'est à dire la possibilité d'administrer des biens, de signer des contrats, d'ouvrir un compte bancaire, mais aussi de recevoir des subventions et de se voir attribuer un local.

Toutes les règles relatives à la gestion de l'association sont donc ensuite définies dans ses statuts. Il s'agit du contrat d'association qui encadre les activités de l'association et les relations entre ses membres.
Les statuts de l'association comportent notamment les informations suivantes : Nom, objet, durée et siège de l'association, conditions d’adhésion de ses membres, le mode de fonctionnement de l’association, etc.

Il convient donc de les rédiger attentivement et de les modifier en cas de besoin.
Il est possible, mais non obligatoire, de compléter et de préciser les statuts à l'aide d'un règlement intérieur.

Des doutes sur les postes à élire en assemblée générale ? Sur les délais de convocation d'une assemblée générale ? Les motifs de radiation d'un membre ?
Référez-vous à vos statuts.

Quelles assurances pour son association ?

L'association selon la loi 1901 est une structure juridique indépendante, ce qui engendre des responsabilités pour ses membres et ses tiers.

Comment protéger vos membres, vos biens, les tiers qui participent à vos projets, les locaux que vous occupez ? 

L'Université demande la souscription obligatoire d'une assurance responsabilité civile mais d'autres types d'assurance peuvent être souscrites en complément selon les activités et besoins de l'association :
- responsabilité civile organisateur
- Dommages matériels ou Tous risques matériels
- Annulation ou Perte financière
- Protection juridique
- etc.

Animafac propose une fiche pratique dédiée à ces questions.
Référence sur service-public.fr : Quelles assurances pour les associations ?

Comment prendre en charge des frais de justice ?

La garantie protection juridique peut vous être utile. C'est une assurance qui permet de bénéficier d'un conseil juridique ou de l'assistance d'un avocat dans une procédure judiciaire. Elle est parfois proposée avec votre assurance responsabilité civile, mais vous pouvez aussi la souscrire directement. Plus d'informations

Dommage causé par un dirigeant d'association : qui est responsable ?

Si le dirigeant d'une association cause un dommage par son fait et dans le cadre de ses fonctions à un tiers (personne extérieure à l'association), c'est en principe l'association en tant que personne morale qui est civilement responsable.
Il en est de même si le dirigeant cause un dommage à un membre de l'association. C'est l'association qui indemnise la victime des dommages qu'elle a subi.

Toutefois, la responsabilité personnelle du dirigeant peut être recherchée s'il est établi  qu'il n'a pas mentionné agir au nom et pour le compte de l'association, ou qu'il a commis une faute détachable de ses fonctions.
Plus d'informations : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1130

Comment organiser sa passation ?

Les associations étudiantes se renouvellent très régulièrement. La passation est un moment important pour la pérennité de l'association et doit se préparer avec attention.
- Identifier les étudiant·es bénévoles pour reprendre l'association
- Évaluer les projets passés
- Transmettre toutes les informations
- Après le départ


Retrouvez les bonnes pratiques pour transmettre son association à de nouveaux membres (conseils, documents)

Quelles responsabilités pour les bénévoles ?

Toute personne qui le souhaite peut rejoindre ou créer une association, et s’y investir à la hauteur de ses envies. Cependant, quelques règles existent pour certains statuts ou tranches d’âge.
L’association, en tant que personne morale, est par ailleurs responsable civilement, pénalement et financièrement des dommages et des fautes qu’elle commet.
L’Etat s’est engagé à donner une impulsion à la formation des bénévoles. Sous réserve de conditions d’éligibilité, ils vont pouvoir bénéficier d’une valorisation de leur engagement sous la forme d’heures de formation. C’est le nouveau compte d’engagement citoyen (CEC) qui permet, tout au long de la vie, la validation d’activités citoyennes, susceptibles d’offrir des droits à formation supplémentaires dans le compte personnel de formation (CPF), dénommé Mon Compte Formation

- Droit des bénévoles
- Soutien au bénévolat
- Formation des bénévoles

Consulter le Guide du bénévolat pour tous les détails

Rédiger le bilan et le rapport d'activités de l'association

Le bilan moral d'une association est généralement rédigé chaque année pour faire le compte-rendu de la gestion passée et les orientations à venir.
Il comprend également un rapport d'activités, au sein du même document ou en annexe, pour dresser le bilan des différentes activités menées durant l'année.
Ce sont des documents indispensables pour bonne information, en toute transparence, à l'ensemble des membres de l'association, notamment lors de l'AG annuelle et pour la passation à un nouveau bureau.

Consulter le Guide Rédaction Bilan Moral et Financier

 

GESTION FINANCIÈRE DE L'ASSOCIATION

Comment élaborer un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel est indispensable pour déterminer les dépenses et recettes à l'échelle globale de l'association ou à l'échelle d'un projet ou événement planifié. 

Les grandes étapes pour élaborer un budget :
- choisir l'outil adapté, généralement le format tableur est conseillé
- définir les différentes catégories de dépenses (frais fixes, frais variables, etc) et de recettes (dons, cotisations, subventions, etc.)
- faire vos prévisions
En général, il convient de faire un budget prévisionnel équilibré. Autrement dit, le montant total des recettes doit correspondre à celui des dépenses.

Vous trouverez des conseils et outils pour élaborer votre budget sur différents sites internet :
https://www.assoconnect.com/blog/articles/27062-etablir-le-budget-previsionnel-de-son-association/
https://www.helloasso.com/blog/comment-faire-un-budget-previsionnel-les-point-cles/
https://lequartier.animafac.net/model/budget-previsionnel/

Mon association peut-elle exercer des activités commerciales ?

Oui, une association loi 1901 peut exercer des activités commerciales, économiques ou lucratives de façon exceptionnelle sous certaines conditions :
- cette possibilité doit être mentionnée dans les statuts et aider à la réalisation de l’objet non lucratif de l’organisme
- les revenus ou bénéfices doivent rester dans l'association, ils ne peuvent pas être distribués entre ses membres
- une association loi 1901 n'est, en principe, pas soumise aux impôts commerciaux sous réserve de respecter certaines conditions :sa gestion est désintéressée ; ses activités commerciales ne concurrencent pas le secteur privé ; l'activité lucrative représente peu importante du budget de l'association et ses activités non lucratives restent principales. Si ces critères ne sont pas remplis, l’association est considérée comme à but lucratif. Dans ce cas, tout ou une partie de ses recettes peuvent être soumises aux impôts commerciaux.
Plus d'informations : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F31838

Rembourser les bénévoles : la note de frais

Une association peut procéder au remboursement des frais personnellement engagés par les bénévoles à la condition que ces frais correspondent à des dépenses réelles, justifiées par une facture ou des reçus et engagées pour les besoins de l’activité associative.
Il est conseillé de faire établir aux bénévoles une note de frais précise avec les originaux de leurs justificatifs. Celle-ci doit mentionner précisément l’objet de la dépense, son montant, la date à laquelle elle a été engagée, etc.
Modèle de note de frais proposé par Animafac

Mon association rencontre des difficultés financières

Quels recours pour une association qui rencontre des difficultés pour régler ses créanciers ? Détecter, prévenir et anticiper les risques "d’impayés", suivre les procédures en place pour gérer ses dettes.
Toutes les informations pour gérer des difficultés financières ici

Quelques pistes :

- faire appel à une clinique juridique pour obtenir des informations (ex :  Sorbonne)
- faire appel à la médiation civile et commerciale, notamment la médiation des entreprises
- le Dispositif Local d’Accompagnement (DLA) pour les associations ayant au moins un salarié
- en dernier recours, la liquidation judiciaire, démarche très réglementée à engager au plus tard dans les 45 jours qui suivent la cessation des paiements

En cas de litige commercial, comment prendre en charge des frais de justice ?

La garantie protection juridique peut vous être utile. C'est une assurance qui permet de bénéficier d'un conseil juridique ou de l'assistance d'un avocat dans une procédure judiciaire. Elle est parfois proposée avec votre assurance responsabilité civile, mais vous pouvez aussi la souscrire directement. Plus d'informations

ORGANISATION DE PROJETS

 

ORGANISER UN PROJET

 
Comment organiser un projet ?
L'ACA² met à disposition un Guide Organiser un projet à l'Université Paris Nanterre qui comprend toutes les démarches pour vos stands, réunions, événements à l'université (procédures de demande, rétroplanning...).
Il comprend des conseils généraux pouvant s'appliquer aux projets organisés en dehors de l'université, notamment les grandes étapes de l'élaboration d'un projet.
 

ORGANISER VOTRE PROJET : CHECKLIST

Les délais indiqués sont à titre indicatif.

Au préalable : Définir votre événement
- Objectifs, thème et public cible
- Déterminer la durée et période (plusieurs options de date) : s’aider du calendrier universitaire pour déterminer la meilleure période, n’oubliez pas de prendre en compte les disponibilités de l’équipe organisatrice
- Déterminer le type d’espaces nécessaires (configuration, nombre, capacité, type d’équipements)
- Evaluer les besoins humains (nombre de bénévoles, types de missions...)
- Préparer un budget prévisionnel : ne pas oublier les éventuels frais de bouche et de gardiennage/sécurité.
- Rechercher des partenaires
- Faire des demandes de subvention (Commission d’Aide de Projets de l’Université Paris Nanterre, aides Cultur’Actions et CVEC du CROUS de Versailles...)
- Préparer un rétro planning (Calendrier prévisionnel élaboré en partant de la date à laquelle le travail doit être terminé.
- Déterminer un plan de communication

Environ 90 à 45 jours avant le Jour J : Obtenir les autorisations nécessaires
- Contacter les organismes et partenaires dont les autorisations sont nécessaires.
A l'université :
> Formuler une demande d’autorisation en ligne auprès de l’ACA² dans les délais indiqués sur le calendrier de dépôt des demandes. NB : L’ACA² a en charge les projets portés par les associations étudiantes et/ou soutenus par la CAPE.
> Pour les autres types de projets, les demandes doivent être adressées :
-    Au pôle événementiel du Service Communication pour les projets de services internes à l’université, d’enseignants ou tuteurés : Pôle événementiel du Service Communication
-    A la présidence de l’Université pour les projets extérieurs ou de nature politique portés par des associations représentatives dans les conseils et des associations ou sections politiques

Environ 45 jours avant le Jour J
- Concevoir les supports de communication
- Repérer les espaces attribués et équipements disponibles
- Prendre d’éventuels contacts avec les régisseurs (internes ou externes) pour réévaluer les besoins techniques en fonction des espaces attribués
- Confirmer les éventuel·les intervenant·es
- Elaborer un mode d’inscription et/ou réservation
- Choisir les prestataires et fournisseurs (restauration, matériel...)

Environ 30 jours avant le Jour J
- Lancer la communication du projet
- Lancer les invitations aux partenaires, VIP...
- Obtenir les autorisations réglementaires (Mairie, SACEM, Préfecture, assurance responsabilité civile organisateur RCO...)

Entre 15 et 7 jours avant le Jour J
- Ouvrir les inscriptions
- Préparer le petit matériel (documents supports, fournitures...)
- (Si l’évènement est générateur de déchets, anticiper leur gestion en prenant connaissance des points de collecte et filière de tri sur le campus)
- Faire un point sur les invitations pour adapter votre plan de communication
- Finaliser la feuille de route du projet le jour J et le rôle de chaque bénévole
- Communiquer à l’université la liste des invités et les besoins en stationnement sur le campus

Le Jour J
- Se présenter en avance pour installer et décorer les espaces : salles, stands d’accueil, files d’attentes...
- Organiser une répétition pour caler les derniers points techniques
- Editer par ordre alphabétique la liste des inscriptions
- Mettre en place la signalétique
- Accueillir et réceptionner les prestations (traiteur...)
- Mettre en place si nécessaire des poubelles de tri ou un fléchage jusqu’aux poubelles à destination du public et/ou de l’équipe en charge du nettoyage après l’événement
- Prévoir un brief collectif quelques heures avant l’événement
- Prévoir une équipe pour l’accueil des invités
- Mettre en place la signalétique
A l’issue de l’événement
- Remettre les espaces dans l’état initial
- Prendre soin de nettoyer les déchets et mégots générés par l’événement sur les espaces extérieurs et/ou intérieurs

J+2
- Trier et diffuser les photos de l’événement
- Retirer la signalétique sur le campus
- Diffuser un sondage de satisfaction
- Diffuser un message de remerciement aux partenaires, invité·es...

J+30
- Organiser une réunion avec l’ensemble de l’équipe pour avoir leurs retours
- Rédiger le bilan et le communiquer à vos partenaires
Rétroplanning, feuille de route, plan de communication. Kézako ?

Le rétroplanning

C'est un document qui regroupe l‘ensemble de tâches à faire afin de préparer un événement. C'est une méthode de planification qui part de la fin du projet pour lister les différentes tâches à accomplir sur un calendrier.
Il permet d'anticiper les besoins, de mieux gérer son temps, d'anticiper les imprévus
Vous pouvez construire un rétroplanning en listant :
- dans une colonne “Tâches” > la liste la plus exhaustive possible des étapes et des tâches
- dans une colonne “Responsables” > les personnes responsable en charge de chaque tâche
- dans une colonne “Avancement” > le stade d’avancement (A faire, En cours, A valider, Terminé)
- sur chaque ligne et pour chaque tâche > l’estimation du temps nécessaire pour construire une frise chronologique allant de la date du jour à la date de l’événement.

Vous trouverez de nombreux modèles de rétroplanning sur internet. Voici un modèle de rétroplanning proposé par Animafac.

La feuille de route

La feuille de route est un document qui fournit un résumé du jour J de l’événement. Elle décrit, étape par étape dans l'ordre chronologique, qui doit faire quoi, où et quand afin de permettre le bon déroulement de l'événement.
Elle comprend également des informations de base telles que le nombre de participants, l'accès aux lieux, la liste des contacts importants etc.
Elle est particulièrement indispensable lorsque votre événement comprend de nombreuses animations différentes.
Vous trouverez de nombreux modèles de rétroplanning sur internet. Voici un modèle de feuille de route pour y voir plus clair.

Le plan de communication

Le plan de communication est un document qui permet de formaliser sa stratégie de communication. Il permet de lister :
- les objectifs de la communication mise en oeuvre
- les cibles vers lesquelles communiquer
- l'axe (fil rouge) de la communication et les messages mis en avant
- les canaux et supports de communication print et numérique prévus en fonction des objectifs à atteindre
Il permet ainsi de planifier et budgéter les différentes actions de communication.
C'est un outil indispensable pour gagner du temps et s'assurer de bien atteindre les objectifs définis pour son projet.

Vous trouverez de nombreux modèles de plan de communication sur internet.

Comment diffuser de la musique lors d'un événement ?

Pour pouvoir diffuser de la musique gratuitement lors d'un événement, l'association doit obtenir une autorisation de la Sacem (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) et, sauf exception, lui payer des droits de d'auteurs.
Les règles diffèrent selon qu'il s'agisse de musique enregistrée ou de l'interprétation par des musiciens (concert ou bal).

Toutes les informations : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F31621

Peut-on projeter gratuitement un film ?

Comme l’association loi 1901 est à but non lucratif, la projection de film lors d’une soirée sera considérée comme une séance non commerciale.
Chaque association peut organiser des séances en entrée gratuite sans restriction mais ne peut organiser, au maximum, que six séances en entrée payante par an.
Les séances en plein air sont soumises à une réglementation particulière, voir page consacrée.

Droits et supports  :
L'association doit s'acquitter des droits de représentation auprès des sociétés de production/distribution pour avoir le droit de projeter le film et obtenir un support de projection (achat ou location). Ils sont généralement négociables en fonction du film, du nombre de personnes attendues, etc.
Les DVD achetés dans le commerce, loués en vidéo-club ou en bibliothèque, ne peuvent pas être utilisés en vue de représentations publiques.
Des sociétés spécialisés dans le secteur non commercial existent pour l'obtention des droits.

Plus d'informations : https://www.cnc.fr/a-propos-du-cnc/missions/reglementer/diffusion-non-commerciale/seances-organisees-par-les-associations-ou-groupements-agissant-sans-but-lucratif

Comment organiser un vide-grenier ? Une tombola ?

Ces deux types de manifestation sont soumises à des démarches spécifiques.
- La réglementation pour les vide-greniers et brocantes : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1813
- La réglementation pour les loteries, tombolas, lotos, etc. : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F21565


ORGANISER UN ÉVÉNEMENT FESTIF

  • Chaque année, les pratiques de bizutage qui subsistent dans certains établissements d’enseignement supérieur et les dérives liées à une consommation excessive d’alcool lors des "soirées étudiantes" ont des conséquences dramatiques.
Soirées étudiantes, weekends d'intégration : quelles démarches pour que ça marche ?

Organisation, prévention des risques (alcoolisation, bizutage, violences sexistes et sexuelles). Voici un guide complet !

Les démarches vis-à-vis de l'université

Les associations organisatrices d'événements festifs doivent :
- transmettre une déclaration de l’événement au responsable de l’établissement d’enseignement supérieur, quel que soit le lieu de l’événement.
- nommer des interlocuteurs formés et en charge de la prévention des violences sexistes et sexuelles durant l'événement (voir fiche ressource)
Informations détaillées et fiche de déclaration à télécharger sur https://culture.parisnanterre.fr/organiser-un-projet/organiser-un-evenement-festif

Le cas des buvettes temporaires

En tant qu'association, vous pouvez ouvrir de manière temporaire une buvette dans certaines circonstances limitativement énumérées par la loi, pour vendre des boissons des groupes 1 (boissons sans alcool) et 3 (boissons en-dessous de 18°) à condition d'avoir obtenu l'autorisation du maire de la commune dans laquelle sera situé le débit de boissons.

Vous pouvez obtenir 5 autorisations annuelles maximum.

Si la buvette temporaire est strictement réservée aux adhérents (pot associatif, etc.), et que son exploitation ne revêt pas un caractère commercial et n'a pas pour objet de réaliser des profits, il n’y a pas de démarche particulière à effectuer, ni de réglementation spécifique à suivre. Ne peuvent être proposées que des boissons des groupes 1 (boissons sans alcool) et 3 (boissons en-dessous de 18°)
Plus d'informations : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F24345

Peut-on proposer un open bar ?

Non, la formule « open bar » ou vente d’alcool au forfait (paiement du droit d’entrée dans l’établissement pour consommation d’alcool à volonté) est interdite et lourdement sanctionnée (7 500€ d’amende et en cas de récidive : 1 an de prison et 15 000€ d’amende), autant pour les personnes physiques que pour les personnes morales (Art. L3322-9 du Code de la santé publique).

Extraits Avenir Santé - https://montetasoiree.com/boite-a-outils/faq/ :
Il est donc important de bien faire attention au prix de vente de la place/ticket d’entrée et du prix des boissons lors de la soirée car cela pourrait être vu comme de la vente au forfait.
Exemples :
- En soirée étudiante, si l’entrée est à 10 € avec 1 boisson offerte = OK mais si 1 entrée = 2 ou 3 consommations offertes alors NON OK car les consommations auront plus de valeur que l’entrée elle-seule.
- Un séjour dans un château à 200 € (séjour + repas) avec 3 consommations offertes, cela est OK car l’alcool n’est pas la vente principale, mais bien le séjour dans le château qui a plus de valeur
- Offre de vin à volonté = NON OK
- Menu « vin compris se limitant à 1 ou 2 verres » = OK

A noter également, que les boissons alcoolisées sont interdites par la loi d’être offertes à volonté dans un but commercial (exemple des séjours festifs pour étudiants promettant des boissons alcooliques à volonté de 10 heures à minuit qui sont bien interdits).

Vous souhaitez agir en prévention ?

Retrouvez toutes les informations nécessaires à la mise en place d’événement(s) festif(s) responsable(s) dans la boîte à outils d'Avenir Santé et leur Foire aux Questions !

Quelques exemples de questions :
- Si un WEI est organisé par une structure organisatrice (ex : planète wei, weigo…) : qui est responsable en cas d’incidents ?
- Les étudiants organisateurs peuvent-ils signer une décharge de responsabilité ? Qu’est-ce que cela vaut auprès de la loi ?
- Avons-nous le droit d’avoir une Blacklist des personnes qui posent problème (irrespect, auteur de VSS, mise en danger…) ?
- Est-il possible d’inclure un nombre de consommations lors d’un WEI (exemple de 8 consommations d’alcool) et le contrôler par un système de tickets ? Est-ce que cela peut être vue comme de la vente au forfait ?
- Quel est le cas du Beer-Pong ?
- etc.

Vous pouvez aussi tenter de remporter le prix Monte Ta Soirée proposé par l'association.

 LA RESPONSABILITÉ SOCIALE ET SOCIÉTALE DE VOTRE ASSOCIATION

 
Comment promouvoir l'égalité femmes-hommes au sein de l'association ?

Parce que l’égalité femme / homme concerne aussi les associations, le ministère a édité un guide pratique "Développons l’égalité entre les femmes et les hommes dans les associations" : https://www.associations.gouv.fr/IMG/pdf/asso_egalite_hf_guide_2016v2.pdf

La mission égalité et non discrimination de l'université est également un service ressource pour les associations : https://mission-egalite-f-h.parisnanterre.fr/

Comment lutter contre les violences sexistes et sexuelles ?

Une cellule d’écoute et d’accompagnement face aux violences sexistes et sexuelles destinée à lutter activement contre les discriminations et violences à travers des plans de prévention, un accompagnement médicale, psychologique, juridique des victimes est en place à l'université et met à disposition un guide.

Le guide pratique à destination des associations pour lutter contre les violences sexistes et sexuelles et discriminations

Contacter la cellule : violences.sexistes.sexuelles@liste.parisnanterre.fr
Plus d'informations : mission-egalite-f-h.parisnanterre.fr/

Comment agir de manière éco-responsable ?

Engagée depuis 2010 dans une politique de Développement Durable, l’Université Paris Nanterre travaille sur la gestion et le tri des déchets. Du papier aux piles, en passant par les contenants tels que les gobelets ou les bouteilles, l’Université a mis en place une vingtaine de filières de déchets qui permet aux différents acteurs du campus de participer au tri sélectif.
Télécharger le guide du tri des déchets pour bien gérer vos déchets à l'issue de votre projet

Le Réseau Étudiant pour une Société Écologique et Solidaire (RESES) propose également des guides pour éco-responsabiliser vos événements : https://le-reses.org/fiches-pratiques/
 

 

Mis à jour le 29 novembre 2023