Organiser un projet étudiant / associatif > Tenir un stand (hors MDE)

Vous pouvez promouvoir votre projet en tenant un stand d'informations dans un hall de bâtiment ou sur le campus.
Pour limiter les effets de concurrence, nous vous appelons à répartir vos stands pour ne pas être présent·es les mêmes jours aux mêmes endroits.

Le formulaire de demande ci-dessous s'adresse uniquement :

• aux associations étudiantes de l'université recensées auprès de l'ACA² (hors projets tuteurés)
• aux étudiant·e·s qui portent un projet ayant été financé par la CAPE

Délai :
15 jours ouvrés minimum (hors vacances universitaires)
Le très grand nombre de projets peut allonger le traitement administratif de vos demandes. Afin de faciliter ce suivi, vous êtes invité·es à anticiper vos démarches !

Documents téléchargeables

  Accord de principe d'UFR / composante

  Formulaire de recensement d'une association étudiante de l'université

  Les mesures sanitaires pour les activités culturelles et associatives

 

L’association et l’étudiant·e responsable du projet s’engage :
- A ne pas troubler l’ordre public ou créer de nuisances,
- A ne pas gêner la circulation des personnes et leur évacuation,
- A respecter toutes les règles relatives aux conditions d’utilisation des bâtiments universitaires,
- A rendre les espaces occupés dans le même état de propreté qu’à l’arrivée, dans un périmètre minimum de 50m autour de l’événement,
- A éliminer l’ensemble des déchets liés à la manifestation dans les conteneurs prévus à cet effet.
- De manière générale, à respecter et à faire respecter le règlement intérieur et la charte du savoir vivre ensemble de l’Université.
Consignes générales :
- L’étudiant·e responsable du projet devra informer l’université en cas d’incidents rencontrés durant l’événement. Un registre dédié est notamment disponible à la loge de la Maison de l’Étudiant·e pour signaler les problèmes rencontrés.
- Les services communs de l’Université pourront transmettre des consignes et mesures de sécurité spécifiques, à mettre en place de manière obligatoire. Ces mesures sont susceptibles d’engager des frais supplémentaires facturés à l’association (frais de gardiennage, sécurité...).
En cas d’utilisation des espaces verts :
- L’organisateur devra utiliser un matériel adapté aux espaces verts (structures légères…).
- Les allées piétonnes alentours ne pourront être utilisées pour décharger ou installer le matériel.
- Les lieux devront être laissés propres : l’organisateur devra assurer le rangement et le nettoyage complet des espaces après l’événement.
- La Direction du Patrimoine informera l’organisateur de toute autre condition d’utilisation des espaces.

La responsabilité personnelle du demandeur et de l’organisateur seront engagées si des dégradations ou infractions étaient constatées sur les locaux, mobiliers et matériels mis à disposition. A cet effet, un état des lieux pourra être effectué au début et à la fin de l’événement.

Réservé aux associations étudiantes et responsables de projets soutenus par la CAPE

_____________________

Étape 1 : Consulter le calendrier des demandes en cours pour vérifier la disponibilité du bâtiment aux dates souhaitées

Étape 2 : Remplir le formulaire de demande en ligne à cette adresse. Se connecter avec son adresse Paris Nanterre.
Le remplissage de ce formulaire ne vaut pas accord pour la tenue du stand mais simple inscription pour information et pose d'une option sur la date et le bâtiment souhaité.
Veillez à conserver le mail de confirmation reçu après envoi de votre demande. Il sera nécessaire pour finaliser votre demande.

A cette étape, le statut de la demande à sélectionner dans le formulaire est obligatoirement  : "EN COURS : Je pose une option sur une date pour ensuite contacter l'UFR du bâtiment souhaité pour accord"

En cas de besoin, contactez l'ACA² au plus vite sur reservationaca2@liste.parisnanterre.fr.

Étape 3 : Télécharger et pré-remplir l'accord de principe d'UFR sur notre site internet, puis contacter les responsables administratifs d'UFR du bâtiment concerné pour signature.
Il s'agit de l'UFR rattaché au bâtiment souhaité (et non l'UFR d'inscription de l'étudiant.e). Vous trouverez les coordonnées des UFR à cette adresse.

Étape 4 : Une fois la demande acceptée ou refusée par l'UFR, modifier le statut de votre demande. 
Depuis le mail de confirmation automatique reçu initialement, cliquer sur Modifier la réponse.

A cette étape, le statut de la demande à sélectionner est soit :
- "CONFIRMÉ : Je confirme l'option posée car j'ai obtenu l'accord de l'UFR du bâtiment souhaité". Dans ce cas, vous pourrez joindre l'attestation d'UFR signée à la page suivante du formulaire.
- "ANNULÉ : J'annule l'option posée" en cas d'avis défavorable de l'UFR

Étape 5 : Le jour de votre stand, présentez l'accord de l'UFR signé à la loge du bâtiment pour vous installer

PIÈCES À JOINDRE (Directement dans le formulaire en ligne)

► Photocopie de la carte étudiant du responsable de projet (ou certificat de scolarité)
► Attestation d’assurance responsabilité civile de l’association ou du porteur de projet en cours de validité
► Accord de principe de l'UFR (à télécharger et faire remplir par les responsables d'UFR)